Cách Sử Dụng Access 2003

Sau lúc tạo các đại lý dữ liệu, bạn cần tạo không nhiều nhất là 1 bảng. Access sử dụng các bảng nhằm xác định cấu tạo dữ liệu trong các đại lý dữ liệu. Từng bảng chứa tập hợp các thông tin bao gồm liên quan. Access dễ dãi xây dựng những bảng. Nó cũng hỗ trợ Table Wizard nhằm trợ giúp việc tạo các loại bảng phổ biến. Thực hiện Table Wizard để chế tác bảng thứ nhất trong đại lý dữ liệu.

Bạn đang xem: Cách sử dụng access 2003

Chú ý: Phải chắc hẳn rằng bạn ko nhầm bảng với một các đại lý dữ liệu. Trong phần mềm nào đó, một các đại lý dữ liệu đơn giản và dễ dàng chỉ là danh sách các thông tin, như 1 bảng trong Access. Mặc dù nhiên, một cơ sở tài liệu trong Access có rất nhiều hơn một bảng. Để biết thêmbạn hãy xem xét lại chương 1

Bắt đầu cùng với Table Wizard


Trước khi bắt đầu với Table Wizard, phải chắc chắn rằng nút Tables sẽ được lựa chọn trong hành lang cửa số Database (màn hình hiện lên như hình 1). Sau đó, kích đúp con chuột vào Create Table By Using Wizard. Ngay lập tức lập tức, bạn sẽ thấy hộp thoại Table Wizard hiển thị như hình 2. Trong hộp thoại này, Access hỏi các bạn để chọn lựa kiểu bảng mà bạn có nhu cầu tạo

*
Hình 1: hành lang cửa số Database

*
Hình 2: Lựa chọn một số loại bảng nhằm tạo

Trước lúc lựa chọn một loại bảng, hãy dành một phút để nhìn vào hộp thoại Table Wizard. Vỏ hộp thoại này cũng giống các hộp thoại Wizard khác: bên trên cùng là một vài tin tức trợ giúp, chính giữa là nơi triển khai các sự lựa chọn, phía dưới là các nút điều khiển. Bạn sử dụng những nút này để dịch rời từ công đoạn này tới cách khác. Mục đích của các nút này được trình bày trong bảng 1.

Các nút

Ý nghĩa

Cancel

Dừng Wizard, không có thao tác như thế nào được thực hiện

Back

Trở lại bước trước kia (nếu có)

Next

Chuyển sang bước tiếp theo sau (nếu có)

Finish

Kết thúc Wizard; hoàn thành các làm việc với tin tức sẵn có


Bảng 1: những nút điều khiển Wizard

Chú ý rằng tại hành lang cửa số hiện tại thì chỉ có một nút tinh chỉnh là hiện hữu, các nút không giống thì bị mờ đi. Access thực hiện nút tinh chỉnh hiện hữu này tại thời điểm hiện hành. Vày vậy, nút Back ko sáng chính vì không có bước trước; từ bây giờ bạn đã ở bước đầu tiên tiên. Nút Next với Finish cũng không sáng bởi bạn phải thực hiện tại một vài ba lựa chọn trước lúc tiến trình Wirard rất có thể thực hiện.

Chọn một loại bảng

Tại bước đặc biệt quan trọng của Table Wizard này, Access hỏi bạn để xác minh loại bảng bạn có nhu cầu tạo. Chú ý rằng tất cả 2 sàng lọc là Business và Presonal ở phần ở giữa của phía phía trái hộp thoại. Nút mà bạn lựa chọn sẽ tác động tới các kiểu bảng liệt kê trong list Sample Tables. Trong bài này, chọn lựa nút Business. Có tương đối nhiều bảng mẫu không giống nhau trong được liệt kê, chúng ta cũng có thể xem tất cả bằng cách sử dụng thanh cuộn phía bên yêu cầu Sample Tables. Bảng 2 mô tả các bảng mẫu không giống nhau khi tích lựa chọn nút Business nhưng Table Wizard vẫn tạo.

Bảng mẫu

Ý nghĩa

Mailing List

Tạo một danh sách địa chỉ thư dễ dàng và đơn giản hoặc phức tạp

Contacts

Bảng soát sổ sự tương tác việc cung cấp hàng

Customers

Bảng cai quản các khánh sản phẩm doanh nghiệp.

Employees

Lưu trữ tin tức về những nhân viên của công ty, có thể làm câu hỏi với những bảng mẫu Expenses với Time Bill

Products

Triển khai bài toán kiểm kê các đại lý dữ liệu

Orders

Theo dõi đơn đặt hàng các sản phẩm

Order Details

Theo dõi cụ thể đơn mua hàng (những mục hàng riêng lẻ), những công việc liên quan lại tới bảng mẫu Orders.

Suppliers

Theo dõi các đại lý.

Categories

Xây dựng một danh sách những loại mà bạn có thể sử dụng tầm thường với các bảng khác.

Payments

Các phiên bản ghi giao dịch bởi khách hàng.

Invoices

Lưu trữ tin tức về những hóa đơn được trả.

Invoice Details

Theo dõi chi tiết các hóa đối chọi (những mục hàng riêng), rất nhiều việc liên quan tới bảng chủng loại Invoices.

Projects

Theo dõi những dự án mà bạn hoặc những nhân viên sẽ thực hiện; những quá trình liên quan tới file chủng loại Time Billed

Events

Đưa ra danh sách các sự kiện sệt biệt, kết hợp với bảng mẫu Reservations.

Reservations

Quản lý những hạn chế cho những sự kiện sệt biệt; kết hợp với bảng mẫu Events.

Time Billed

Theo dõi thời gian đã tiêu tốn của các dự án, kết hợp các bảng mẫu Projects, Employess, cùng Expenses.

Expenses

Lưu trữ một vấn đề về các ngân sách chi tiêu liên quan tới các dự án, kết phù hợp với các bảng mẫu Projects với Employees

Deliveries

Theo dõi câu hỏi phân phối các sản phẩm, rất có thể kết phù hợp với các bảng chủng loại Customers, Orders, Employees.

Fixed Assets

Mở rộng list những bđs bởi doanh nghiệp bạn.

Service Records

Logs lúc một thương mại dịch vụ được thực hiện trên asset; rất có thể làm bài toán với các bảng mẫu Fixed Assets và Employees.

Transactions

Lưu trữ phiên bản ghi của bạn đã tiến hành các giao dịch; có thể làm bài toán với bảng mẫu Payments.

Tasks

Kiểm tra danh sách các nhiệm vụ sẽ hoàn thành.

Employees & Tasks

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng Employees và Tasks

Students

Lưu trữ thông tin về sv (hoặc nhân viên) cùng lớp học của họ.

Students & Classes

Thiết lập mối quan hệ giữa bảng Students cùng Classes.


Bảng 2: các bảng Business hoàn toàn có thể được tạo bởi Table Wizard

Chú ý: Sample tables được thực hiện trong Table Wizard chỉ là các bảng mẫu. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi bọn chúng một chút trong khi sử dụng Table Wizard. Sau đó thay đổi thiết kế của bảng đã làm được tạo.

Khi bạn có nhu cầu tạo một cửa hàng dữ liệu của các người riêng rẽ biệt, chỉ cần chọn một số loại Personal. Để lựa chọn những bảng mẫu của tập thể nhóm này, kích chuột vào nút lựa chọn Personal. Access đổi khác danh sách của những bảng chủng loại như hình 3.

*
Hình 3: Table Wizard sau thời điểm hiển thị những mẫu cơ sở tài liệu Personal.

Sử dụng thanh cuộn bạn sẽ thấy Table Wizard rất có thể được tạo từ không ít bảng không giống nhau. Một số trong những danh sách vào bảng (bảng 3)

Bảng ví dụ

Ý nghĩa

Addresses

Tạo một danh sách add thư cho phần đông người

Guests

Kiểm tra các khách được mời tới một sự kiện xã hội

Categories

Xây dựng một list mà bạn thực hiện cùng với các bảng khác.

Household Inventory

Lưu giữ một phiên bản ghi cho những mục đích bảo hiểm.

Recipes

Quản lý các món ăn uống yêu thích, nước xốt và các công thức làm.

Plants

Theo dõi quá trình trồng cây trong công ty kính hay quanh đó vườn.

Exercise Log

Lưu lại những bài bác tập các bạn đã chấm dứt và chưa hoàn thành.

Diet Log

Theo dõi chính sách ăn kiêng của người tiêu dùng theo từng bữa.

Wine List

Theo dõi các loại rượu vang yêu thích và các loại nho có tác dụng rượu vang.

Rolls of Film

Lưu giữ các cuộn phim chúng ta chụp ảnh, có thể sử dụng nó với một bảng mẫu mã Photographs.

Photographs

Lưu trữ một bản các bức ảnh; bạn có thể sử dụng với bảng mẫu mã Rolls of Film.

Authors

Liệt kê các tác giả các bạn yêu thích, rất có thể sử dụng cùng với bảng chủng loại Book collection.

Books

Kiểm tra các loại sách trong thư viện cá nhân, có thể sử dụng với bảng mẫu mã Authors.

Groups

Liệt kê đội các hình ảnh chụp và ngẫu nhiên thông tin nào bạn có về chúng.

Service Records

Logs khi một thương mại & dịch vụ được triển khai về một tài sản; với sự biến hóa nào đó, bảng này có thể làm việc với bảng mẫu Household Inventory.

Recording Artists

Liệt kê các nghệ sĩ chúng ta yêu thích, có thể sử dụng cùng với bảng Recordings.

Recordings

Ghi lại các bạn dạng nhạc; hoàn toàn có thể sử dụng với bảng Artists.

Video Collection

Tập hợp những băng đĩa cùng đĩa laser.

Accounts

Quản lý những tài khoản đầu tư; được kết phù hợp với bảng Investments.

Xem thêm: Các Mẫu Câu Chúc Mừng Bằng Tiếng Anh Hay Nhất!, Tổng Hợp Những Lời Chúc Tiếng Anh Hay Theo Chủ Đề

Investments

Theo dõi sự đầu tư riêng lẻ; được kết phù hợp với bảng Accounts.


Bảng 3: những bảng chủng loại mục Personal được sản xuất với Table Wizard

Rất cấp tốc để lựa chọn những bảng mẫu mã khác nhau. Khi sử dụng chuột để chọn tên các bảng mẫu đó, Access sẽ biến hóa thông tin ở list Sample Fields.

Để tạo nên một bảng lưu lại giữ thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại cảm ứng của những người dân bạn, lựa chọn Addresses trong danh sách Sample Tables (Điều dễ dãi khi chọn mục này là nó đã được khắc ghi sẵn, đó là sự lựa chọn đầu tiên trong danh sách). Cơ hội này, chỉ việc chọn các trường mà bạn có nhu cầu đưa vào trong bảng. Màn hình hiển thị hiển thị như hình 3.

Lựa chọn những thông tin

Trong một bảng, các bạn sẽ chỉ định các trường, hay những phần thông tin để theo dõi. Ở cột giữa, nhãn Sample Fields, là nơi khẳng định các trường để lấy vào vào bảng. Ở chương 1, những trường được khái niệm là loại tin tức lưu duy trì các bản ghi vào bảng. Vì vậy, tại mục chọn Addresses, bạn chỉ định các trường để giữ giàng thông tin cho mỗi người. Bảng 3 trình diễn các trường từ bỏ sự lựa chọn của bạn.

Các trường

Ý nghĩa

AddressID

Một số ID cố định cho địa chỉ.

FirstName

Tên của bạn

LastName

Họ của bạn

SpouseName

Tên của vợ hoặc chồng.

ChildrenNames

Tên các con.

Address

Địa chỉ khu phố đang ở.

City

Địa chỉ thành phố.

StateOrProvince

Bang hoặc tỉnh

PostalCode

Mã bưu điện

Country

Tên nước

EmailAddress

Địa chỉ hậu sự thư điện tử bên trên Internet, thương mại & dịch vụ thông tin trực tuyến,…

HomePhone

Số smartphone nhà riêng.

WorkPhone

Số điện thoại cảm ứng nơi làm việc.

WorkExtension

Số thiết bị nhánh tại phòng có tác dụng việc

MobilePhone

Số smartphone di động

FaxNumber

Số Fax

Birthdate

Ngày sinh

SendCard

Một thông tin về bài toán có gởi thiệp sinh nhật cho tới người bạn này hay không.

DateLastTalkedTo

Ngày vừa mới đây nhất bạn liên hệ với hầu như người

DateUpdated

Ngày thế đổi bản ghi cơ sở dữ liệu cách đây không lâu nhất.

Nickname

Nicknames (biệt danh) hoặc tên được ưu tiên.

Notes

Những bình luận và chú thích.

Hobbies

Những kinh nghiệm hoặc sở thích

HealthIssues

Vấn đề mức độ khỏe

Photograph

Một bức hình ảnh của bạn


Bảng 4: những trường sẵn gồm cho bảng mẫu mã Addresses

Table Wizard cung ứng 25 sample fields (các trường mẫu) mang đến bảng Addresses. Tuy nhiên, chúng ta không cần sử dụng toàn bộ các trường này. Cầm cố vào đó, chỉ việc lấy các trường đề nghị thiết. Với nhớ là, chỉ việc lưu giữ thông tin hợp lý.

Để lựa chọn 1 trường, ghi lại tên trường cùng kích con chuột vào nút có hình tượng (>). Lần lượt, các trường được chọn sẽ di chuyển sang cột sản phẩm công nghệ 3 (Fields In My New Table – các trường trong bảng mới) trong vỏ hộp thoại. Bạn muốn bảng gồm ít nhất trường tên riêng, thương hiệu họ, địa chỉ, số năng lượng điện thoại, thì đánh dấu vào những trường này trong danh sách Sample Fields. Sau mỗi trường được chọn, kích loài chuột vào nút >. Khi đang hoàn thành, vỏ hộp thoại như hình 4.

*
Hình 4: sau khoản thời gian định rõ những trường đến bảng

Nếu gặp lỗi nào kia thì ko lo. Chúng ta có thể sử dụng những nút ở giữa cột thứ hai và cột đồ vật 3 để lấy các trường không thích trong bảng trở lại. Bảng 3 liệt kê các nút và mục đích của chúng.

Nút

Mục đích

>

Đưa một trường từ bỏ cột Sample Fields quý phái bảng

Đưa tất cả các trường tự cột Sample Fields lịch sự bảng

Bảng 5: những nút tuyển lựa trường

Chú ý: chúng ta có thể di chuyển những trường trong một bảng bằng cách loại vứt và kế tiếp thêm chúng một lần nữa. Access thêm 1 trường đang được lựa chọn vào bảng ngay ngay bên dưới trường đang được ghi lại trong cột 3.

Hãy gộp bất cứ trường làm sao mà chúng ta nghĩ là cần thiết cho bảng. Tiến hành những thay đổi cho cho khi xong việc xác định rõ các trường. Trước lúc làm tiếp, phải chắc hẳn rằng bạn đang thêm trường AddressID vào trong bảng, trường này được gán là khóa chính. Trong hai phần tiếp theo bạn sẽ được biết sự đặc trưng của bài toán thêm ngôi trường AddressID. Khi đã hoàn thành, kích loài chuột vào nút Next để gửi sang cách tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5.

*
Hình 5: vỏ hộp thoại tiếp theo trong Table Wizard

Đặt tên cho bảng

Bạn đang gần xong việc khẳng định bảng. Mặc dù nhiên, Access cần biết một chút phần dữ liệu trước khi được tiến hành. Phía bên trên của hộp thoại, Access đã hỏi các bạn tên của bảng. Ko được nhầm thương hiệu bảng này cùng với tên các bạn đã đặt đến cơ sở tài liệu khi sinh sản lần đầu. Ở đây bạn đang đặt tên bảng và cơ sở tài liệu được tạo tất cả thể chứa được nhiều bảng. Để minh họa ví dụ như này, bạn chấp nhận mặc định thương hiệu (Addresses).

Trong hộp thoại này, các bạn cũng chứng thực liệu bạn có muốn Access thực hiện một khóa chính cho bảng. Khóa đó là một trường cơ mà Access áp dụng để thu xếp bảng. Thông thường, một khóa đó là duy nhất, tức thị chỉ bao gồm một bạn dạng ghi với duy nhất một mã khóa chính, Access sẽ không cho phép bạn thêm một phiên bản ghi giả dụ nó trùng với khóa thiết yếu ở bản ghi khác.


Ví dụ, nếu như bạn có 3 người bạn có cùng họ Smith, bạn không thể thực hiện tên bọn họ là khóa chính. Tương tự như vậy, nếu tất cả đều sống sinh hoạt Seattle, các bạn không thể thực hiện thành phố là 1 khóa chính. Tuy nhiên, bọn họ có các số điện thoại thông minh riêng thắt chặt và cố định nên có thể sử dụng trường điện thoại cảm ứng làm khóa chính.

Bạn có thể đặt khóa chủ yếu theo 1 trong hai cách. Access tự cấu hình thiết lập một khóa cho bạn (đây là trường đúng theo mặc định), hoặc chúng ta chỉ định khóa. Thực hiện theo lựa chọn của bạn sau kia kích chuột nút Next.

Tìm đọc về khóa

Một khóa chủ yếu được khẳng định để Access bố trí thông tin vào bảng. Tuy nhiên bạn không yêu cầu định nghĩa khóa chính, Access đang thực hiện tính năng này có kết quả hơn nếu như khách hàng định nghĩa khóa bao gồm đó. Sử dụng một khóa chính, Access hoàn toàn có thể định vị cùng hiển thị bản ghi hết sức nhanh. Thực hiện sự cách tân này vẫn rất đặc biệt khi các bạn thêm nhiều bản ghi vào cửa hàng dữ liệu.

Access cho phép xác định cả khóa độc nhất lẫn khóa chưa phải duy nhất. áp dụng khóa duy nhất giỏi hơn vị nó nâng cấp được thời hạn tìm kiếm. Tuy nhiên, rất có thể có trường hợp khóa nhất là không được. Ví dụ, bạn muốn dùng tên thành phố làm khóa. Một khi có không ít thành phố cùng tên đó, bạn muốn chỉ rõ khóa đó không hẳn là duy nhất

Ngoài ra, hoàn toàn có thể sử dụng nhiều trường để xác minh khóa. Mặc dù nhiên, các bạn không thể thực hiện Table Wizard để gia công việc đó. Thay bởi vậy, bạn phải khởi tạo bảng bởi tay. Bạn sẽ học cách để làm được điều đó trong chương 4, “Tạo cơ sở tài liệu khác”

Khi lựa chọn 1 trường làm khóa chính, chúng ta nên lựa lựa chọn trường gần như là độc nhất thì giỏi hơn, bất chấp việc bạn có thể chấp nhận được lặp lại xuất xắc không. Ví dụ, bạn không muốn sử dụng trường FirstName hoặc LastName có tác dụng khóa chính, đó là trường có nhiều sự lặp lại. Khía cạnh khác, rất có thể sử dụng trường HomePhone vì tất cả ít sự tái diễn hơn.

Xác định một khóa

Nếu để Access tự động hóa xác định khóa chính, chúng ta cũng có thể bỏ qua mục này và tiến hành ở bước tiếp theo. Trường hợp tự cấu hình thiết lập khóa, đã thấy vỏ hộp thoại lộ diện như hình 6.

*
Hình 6: tùy chỉnh khóa cho bảng

Sử dụng vỏ hộp thoại này, rất có thể lựa lựa chọn trường mà Access thực hiện như khóa. Access lưu ý một trường để thực hiện (đó là trường trước tiên trong bảng), nhưng có thể lựa lựa chọn một trường khác bằng cách kích loài chuột vào mũi thương hiệu trỏ xuống phía dưới bên yêu cầu trường. Minh họa cho ví dụ này, chắc hẳn rằng trường AddressID được chọn.

Chú ý: nếu bạn quên gộp ngôi trường AddressID trong bảng, hoàn toàn có thể sử dụng nút Back để quay trở về hộp thoại xác minh trường (Bạn bắt buộc kích loài chuột vào nút này 2 lần). Thêm trường đó và sử dụng nút Next để quay lại hộp thoại này.

Tiếp theo, hộp thoại yêu ước chỉ rõ bạn muốn Access sẽ xác minh khóa ra sao Có 3 lựa chọn:


Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically lớn new record s(Microsoft Access tự động gán các số theo vật dụng tự mang đến các bạn dạng ghi mới). Nếu các bạn chọn mục này, bạn sẽ không cần điền số vật dụng tự vào khóa chính; Access sẽ thao tác làm việc đó cho mình khi thêm bạn dạng ghi.
Numbers I enter when I showroom new records (Đánh số lúc thêm một phiên bản ghi mới). Nếu bạn chọn mục này, hoàn toàn có thể nhập khóa chính bởi tay. Mặc dù nhiên, khóa thì vẫn cần là duy nhất, với nó đề xuất chứa số duy nhất.
Numbers and/or letters I enter when I showroom new records (Nhập cả số cùng chữ lúc thêm phiên bản ghi mới). Tuyển lựa này cũng giống lựa lựa chọn trước, chỉ không giống là bạn cũng có thể nhập cả số với chữ.

Khóa chính các bạn lựa chọn phụ thuộc vào vào cách bạn thực hiện sử dụng nó như thế nào. Nếu chỉ việc đếm, chắt lọc mục thứ nhất (khóa mà có mức giá trị tương ứng những số: 1, 2, 3,…). Mặc dù nhiên, nếu như khóa chủ yếu có yêu ước khác, hãy chọn một trong những tùy lựa chọn khác. Khi trả thành, kích con chuột vào nút Next.

Kết thúc bảng

Để xong xuôi tạo bảng, chỉ cần trả lời nhì câu hỏi. Cả hai thắc mắc đều liên quan đến những gì bạn có nhu cầu làm lúc Table Wizard trả thành. Vỏ hộp thoại hình 7.

*
Hình 7: chấm dứt Table Wizard

Trong vỏ hộp thoại này, phải xác định rõ là sẽ làm cái gi tiếp theo. Chọn những mục sau:

Modify the table kiến thiết (Sửa đổi xây dựng bảng). lựa chọn mục này nếu bạn muốn tiếp tục thiết kế bảng.Enter data directly into the table (Nhập tài liệu vào bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn sử dụng cơ chế Datasheet view nhằm nhập thông tin trong bảng.Enter data into the table using a size the Wizard creates for me (Nhập dữ liệu vào bảng thực hiện một biểu mẫu Wizard). Chọn mục này nếu bạn muốn Wizard tạo tài liệu trong biểu mẫu đến bảng dữ liệu.

Trong chương 9 “Tạo biểu mẫu tùy ý”, các bạn sẽ học cách thao tác làm việc với các biểu mẫu. Còn lúc này, chọn mục sản phẩm công nghệ hai (thường là mặc định). Nếu như bạn thấy cần mỗi bước để cố vững trong những khi sử dụng Access, có thể tích vào nút “Display Help on working with the table” nhằm hiển thị hộp thoại Help.

Ngay khi chúng ta kích chuột vào Finish (Nút Next hôm nay không sáng sủa vì không tồn tại bước tiếp theo), Table Wizard chế tác bảng theo hầu hết yêu mong của bạn. Bạn sẽ biết Wizard được dứt khi thấy cơ chế Datasheet view của bảng hiển thị lên màn hình.